日本教育事務学会　The Japan Association for the Study of Educational Business Management

（目的）

第1条 この個人情報取扱規程（以下「本規程」という。）は、日本教育事務学会（以下「本会」という。）が取得・保有する個人情報の適正な取扱に関する基本的事項を定める。本規程により事業の円滑な運営を図るとともに、個人情報の適正な収集・利用・管理を図り、もってプライバシーの保護を実現する事を目的とする。

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（指針）

第2条 本会は個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、個人情報保護法に則って運用管理を行い、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。

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（周知）

第3条 本会において取得・保有する個人情報の取扱方法については、総会資料又は広報資料など適切な方法により会員に周知する。

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（定義）

第4条 本規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。

　(1)個人情報：生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏(又は旧氏)名、生年月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を識別できるもの（当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できることとなるものを含む。）をいう。

　(2)保有個人情報：本会が開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの、又は違法若しくは不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの以外をいう。

　(3)本人：本条第一号の個人に関する情報により識別可能となる特定の個人をいう。

　(4)事務局員：本会の事務局を構成する者をいう。

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（管理者）

第5条 本会における個人情報保護管理者は、本会会長とする。

　2 個人情報保護管理者は、本会における個人情報の収集、利用、管理及び保存ならびに開示及び訂正の請求に対し、適正に処理する責務を負う。

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（取扱者）

第6条 本会における個人情報データベース取扱者は、本会事務局員とする。

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（利用）

第7条 本会では個人情報を次の目的のために利用する。

　(1)本会会費の請求

　(2)本会事業に関する連絡

　(3)本会事業に関する文書等の送付

　(4)会員名簿等の作成

　(5)その他、会則第1条の目的を達成するために必要な場合で理事会が認めた場合

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（個人情報の利用の制限）

第8条 本会は、収集した個人情報を事前に定めた目的以外に利用しない。ただし次の各号のいずれかに該当するときはこの限りではない。

　(1)法令に基づく場合

　(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

　(3)国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

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（個人情報の取得）

第9条 本会が取り扱う次の各号の個人情報を収集するときはあらかじめその個人情報の利用目的を決め本人に明示の上、同意を得ることとする。

　(1)氏(又は旧氏)名

　(2)ふりがな

　(3)自宅住所

　(4)勤務・所属先名

　(5)電話番号

　(6)メールアドレス

　(7)その他必要とするもので同意を得た事項

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（管理と保管）

第10条 個人情報保護管理者は、個人情報の安全確保及び正確性の維持のため、次の各号に掲げる事項について適正な措置を講じなければならない。

　(1)紛失、破損その他の事故防止

　(2)改ざん及び漏えいの防止

　(3)個人情報の限定及び最新性の維持

　(4)不要となった個人情報のすみやかな廃棄又は消去

　 2 本会は、個人情報の取扱の全部又は一部を本会以外の者に委託するときは、原則として委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

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（保管及び持ち出し等）

第11条 個人情報データベース・個人データを取り扱う電子機器等については、次の各号に掲げる事項について適正な措置を講じなければならない。

　(1)電子機器等にセキュリティソフトを導入し最新状態に保つ。

　(2)個人情報データベースにはパスワードを設定し管理をする。

　(3)個人情報データベースへのアクセス権は、個人情報の取扱権限に応じた管理をする。

　(4)個人情報データベースの持ち出し、電子メール添付時などには、パスワードを設定するなど適切な管理をする。

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（第三者への提供の制限）

第12条 本会は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

　(1)法令に基づく場合

　(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

　(3)国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

　（4）本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱の全部又は一部を委託するとき

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（第三者への提供に係る記録の作成等）

第13条 個人情報を第三者（第12条第1号から第3号の場合及び都道府県、市区町村などの行政機関を除く）に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。

　(1)第三者の氏名

　(2)提供日付

　(3)提供理由

　(4)提供した個人情報

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（秘密保持義務）

第14条 個人情報データベースの管理者・取扱者は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。

 

（情報開示等）

第15条 本会は、本人から当該本人に係る保有個人情報について、書面又は口頭により、その開示（当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）の申し出があったときは、本人であることを確認の上、開示をするものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

　(1)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

　(2)本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

　(3)他の法令に違反することとなる場合

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（個人情報の訂正又は削除請求）

第16条 本会は、保有個人情報の開示を受けた者から、書面又は口頭により、個人情報の訂正、追加、削除又は利用停止の申し出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果について申し出をした者に対し、書面により通知するものとする。

 

（漏えい時等の会員の対応）

第17条 情報漏えい等本規程に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した会員は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。

 

（漏えい時等の個人情報保護管理者の対応）

第18条 情報開示、訂正又は削除請求、漏えい、苦情に関する申し出先は、本会事務局とする。本会に申し出のあった個人情報の取扱に関する請求、意見又は苦情について、個人情報保護管理者は適切かつ迅速に対応しなければならない。

 

（改定）

第19条 本規程の改正は理事会の議決による。

 

附則

本規程は、2025年8月27日より施行する。